يمثل الدليل الوطني لإدارة الأصول والمرافق مرجعًا شاملًا يعزز الجودة والكفاءة والاستدامة في إدارة الأصول والمرافق بالجهات الحكومية، ويعكس قيمة تضافر جهود أبناء الوطن في إنجاز مرجع موحد في هذا المجال.
ويهدف الدليل الذي أعدته هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية بالشراكة مع الكوادر الوطنية من ذوي الخبرة في عدد من الجهات الحكومية وفق أفضل الممارسات المحلية والعالمية؛ إلى توحيد إجراءات إدارة الأصول والمرافق العامة مع ضمان توافقها مع التشريعات المحلية، وبناء أنظمة إدارة الأصول من خلال تسجيلها وتقييمها لدعم اتخاذ القرار الأمثل بهدف إطالة دورة حياة الأصول، وإدارة المرافق العامة بفعالية وكفاءة تستند إلى مبدأ التكلفة والجودة وتعتمد على التحسين المستمر، والحفاظ على الموارد من خلال تفعيل مفهوم التخطيط المالي لإدارة الأصول والمرافق والإدارة الفعّالة لسلاسل الإمداد والعقود.
وجرى إعداد الدليل ليكون مرجعًا فنيًّا للجهات العامة حول سُبل الاستغلال الأمثل لموارد إدارة الأصول والمرافق الخاصة بكل جهة وإدارتها بكفاءة.
كما يغطي الدليل عمل إدارة الأصول والمرافق خلال دورة الحياة الكاملة للأصول والمرافق بدءًا من التخطيط والإنشاء واستلام المشروع، مرورًا بمراحل التعاقد والشراء، ثم التشغيل والصيانة وانتهاءً بقرار عدم الانتفاع والتخلص من المرفق أو الأصل.
وأسهم تطبيق الدليل في تسجيل قصص نجاح في مختلف الجهات الحكومية، ومن ذلك مبادرة التحول إلى عقود الأداء المدمج لنظافة المدن لمدينة الرياض بالتعاون مع أمانة الرياض، حيث تم إعداد وتطوير 16 كراسة عقد أداء مدمج لنظافة مدينة الرياض بقيمة تقديرية إجمالية بلغت أكثر من 6 مليارات ريال، وتطوير 11 مؤشر أداء لتحسين أداء تنفيذ الخدمات ورفع جودتها.
وفي رفع كفاءة التشغيل وتحسين جودة الخدمة في وزارة البيئة والمياه والزراعة عبر تأسيس منظومة إدارة مرافـــق وفق أفضل الممارسات وأتمتة عمليات لإدارة الأصول والمرافق ووضع لوحة مؤشرات لأكثر من 10 مؤشرات، وإصدار معيار تصنيف السدود بناءً على الحرجية ومستوى الخطورة وفق أفضل الممارسات العالمية، إضافةً إلى بناء سجل أصول مكتمل للسدود وتفعيل النظام المحوسب لإدارة أعمال التشغيل والصيانة.
كما أدى العمل المشترك مع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية إلى رفع كفاءة التشغيل وتحسين جودة الخدمة عبر تأسيس منظومــــة إدارة مرافـــق وفق أفضل الممارسات وأتمتة 5 عمليات رئيسية وداعمة لإدارة الأصول والمرافق مما ساهم في خفض تكلفة التشغيل والصيانة ورفع نسبة رضا المستفيدين.
وبالتعاون مع جامعة الملك سعود جرى رفع كفاءة التشغيل وتحسين جودة الخدمة والعمل على حصر وجرد أصول الجامعة ورفع كفاءة وفعالية نظام برنامج إدارة الأصول المحوسب وربطه بالأنظمة الأخرى بالجامعة، ومواءمته مع متطلبات الدليل الوطني، وتطوير ومراجعة واعتماد سياسة السلامة والصحة المهنية، فضلًا عن تحديد مؤشرات للقياس وتطوير واعتماد 7 إجراءات للتشغيل والصيانة وتطبيقها مما ساهم في تسريع وتسهيل عمليات التشغيل والصيانة ميدانيًا والتكامل مع إدارة المخزون في رفع كفاءة عمليات الشراء.
ونجحت جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية في تطوير وإطلاق النظام المحوسب لإدارة الأصول والمرافق ليشمل أتمتة أعمال التشغيل والصيانة وطلبات قطع الغيار من خلال استخدام الأنظمة المحوسبة؛ مما يسهم برفع كفاءة الإنفاق في التكاليف السنوية للتشغيل والصيانة، وتسريع الخدمات ومراقبة تنفيذها، بجانب توافر البيانات ولوحة المؤشرات الفنية والمالية لدعم أصحاب القرار ونتج هذا العمل المشترك عن تحقيق قفزة نوعية لنسبة رضا مستخدمي مرافق الجامعة بجانب أتمتة عملية إدارة المخزون وقطع الغيار بالكامل.
واستطاعت أمانة منطقة الرياض إعداد وتطوير 13 كراسة عقد أداء مدمج لتشغيل وصيانة الطرق لمدينة الرياض وبقيمة تقديرية إجمالية ملياري ريال، وتطوير 9 مؤشرات أداء لقياس أداء تنفيذ وجودة الخدمات.
وأتاحت الهيئة الدليل لشركائها من الجهات العامة وإدارات الأصول والمرافق فيها، وللمقاولين وللمكاتب الاستشارية المختصة بمجال إدارة الأصول والمرافق وذلك عبر الموقع الإلكتروني https://knowledge.expro.gov.sa/book-detail/173، كما تحرص الهيئة على تمكين الشركاء من الإلمام للدليل وتطبيقه من خلال الحقيبة التدريبية المخصصة لكل مجلد من مجلداته، وكذلك التدريب على رأس العمل، واكتساب الخبرات بالممارسة.
ويتكون الدليل من 17 مجلداً ترتكز عليها منهجية إدارة الأصول والمرافق، ويختص كل مجلد بوظيفة محددة من وظائف إدارة الأصول والمرافق، ويراعي أفضل الممارسات العالمية لإنجاز هذه الوظائف، وتتم مراجعته وتحديثه دورياً بناء على الخبرات المتراكمة ومساهمة لجنة مشكلة من ممثلي الجهات الحكومية، إضافةً إلى ما يستجد عالمياً في مجال إدارة الأصول والمرافق.
ويتضمن المجلد الأول مقدمة عن الدليل الوطني لإدارة الأصول والمرافق، تشمل المقاييس والإرشادات اللازمة لإدارتها، أما المجلد الثاني فخُصص لإدارة الأصول وما توفره من متطلبات العمل، مع تحقيق التوازن بين المخاطر والأداء والتكلفة لضمان الاستخدام السليم للأصول، ومراقبتها بفعالية أثناء دورة حياتها لضمان الاستفادة منها بالشكل الملائم بالاعتماد على الأنظمة والبرمجيات المتخصصة في إدارة الأصول.
ويشرح المجلد الثالث كيفية التقييم الذي يمثل عملية تنظيمية تفيد في تحديد حالة الأصل، ودورة حياة مناسبة تدعم الاتجاه الملائم للأصل وأنشطة الصيانة اللاحقة، ومن ثم تحقيق القيمة منه.
ويشمل المجلد الرابع إرشادات توجيهية تفيد في تحديد إطار السياسات المالية، بما فيها تخطيط دورة حياة الأصل فيما يخص التمويل اللازم للمحافظة على تشغيله عند مستوى الخدمة المطلوب، وكذلك تكامل الإدارة الإستراتيجية للأصول مع إجراءات التخطيط المالي مما يساعد على اتخاذ القرارات بين خيارات الاستثمار والتمويل، ومستوى الخدمة الذي يمكن تحقيقه.
ويركّز المجلد الخامس على إدارة عمليات التخطيط والتنظيم وضبط العمل وتحقيق أقصى استفادة من الموارد بهدف إدارة المرافق والأصول بالاستناد إلى إجراءات مكتوبة تدعم المحافظة على الموارد وتحد من أي قصور أو خلل في الخدمات المقدمة وبالتالي تساعد على تفادي التأثير السلبي على سمعة الجهة، مع التركيز على الجوانب التي يجب مراعاتها في التخطيط المستقبلي والتطوير.
ويختص المجلد السادس بإدارة أعمال الصيانة عبر تطبيق أفضل الممارسات بهدف تطوير الأدوات المستخدمة في تخطيط أعمال الصيانة وتطبيق المنهجيات في إدارتها، ما يسهم في تحديد العمر التصميمي للأصول واستمرارية خدماتها من أجل المحافظة على تشغيل الأصول تشغيلاً آمناً وموثوقاً، إلى جانب تحقيق الاستفادة المثلى من عملياتها التشغيلية.
ويرشد المجلد السابع إلى إجراءات ضبط العمل وإدارة الطلبات المتعلقة بأنشطة الصيانة وترتيب أولوياتها وإصلاح الأعطال والتخطيط لها وتقدير تكلفتها وجدولة أعمالها واختبارها وإغلاقها.
ويهتم مجلد إدارة سلسلة الإمدادات بالتخطيط الإستراتيجي لأنشطة سلسلة الإمدادات وتنفيذها وضبطها ومراقبتها، مثل إدارة المستودعات والمخزون، حيث تسهم الإدارة الفعّالة لسلسلة الإمدادات في تحقيق القيمة المثلى وتعزز البنية التحتية التنافسية وكذلك الخدمات اللوجستية حول العالم إلى جانب أنها تقيس الأداء وتربط العرض بالطلب.
ويركّز مجلد إدارة العقود على عمليات تخطيط وتنفيذ وإدارة وإمداد عقود الأصول والمرافق التي تضمن الالتزام القانوني وتلبي مستويات الخدمة المطلوبة، بما يحقق الاستفادة القصوى من الأداء المالي والتشغيلي وتقليل المخاطر المحتملة.
واهتم المجلد العاشر بالسلامة والصحة والبيئة، عبر تقديم دليل للإجراءات والضوابط التي يجب الاعتماد عليها لحماية الموظفين والزوار والممتلكات العامة والبيئة، ويشمل الإجراءات المسؤولة عن مراقبة الالتزام وتقييم المخاطر ومراجعات السلامة والتدريب في مجال السلامة.
ويشمل المجلد الحادي عشر عرضاً للركائز الأساسية لإدارة الجودة وهي مراقبة الأعمال اليومية وإجراء المراجعات لقياس امتثال مقدم الخدمة لالتزاماته التعاقدية، والتصعيد للتعامل مع حالات عدم المطابقة، إذ يعزز التطبيق الفعّال لإدارة الجودة الإستراتيجيات والسياسات والإجراءات والخطط.
وخصص القائمون على الدليل مجلداً لإدارة المخاطر وتقليل الأثر المحتمل الناتج عن الأحداث التي قد تعيق الجهة المعنية أو المستخدم عن تحقيق أهداف إدارة الأصول والمرافق، مع إمكانية تطبيق إدارة المخاطر على جميع الإجراءات الإدارية الشاملة.
ويُعنى المجلد الثالث عشر بإرشاد المستخدمين وتوجيههم إلى الإجراءات والمبادئ التي يجب تطبيقها لإنشاء إدارة فعّالة في حفظ الوثائق، وتفيد خدمات إدارة الوثائق والسجلات في الحصول على المعلومات المعتمدة وتعميمها واسترجاعها عند الحاجة.
ويولي المجلد الرابع عشر اهتماماً بإدارة الطوارئ والتنظيم الإستراتيجي للأفراد وتوزيع الموارد للحد من أثر حالات الطوارئ واستعادة العمليات بفعالية.
ويشرح مجلد مراقبة الأداء، أسس تشغيل وإدارة العمليات والأنشطة وفقاً لرسالة الجهة ورؤيتها وأهدافها ومتطلباتها، ما يتيح إجراء التغييرات عند الحاجة بهدف المحافظة على اتساق وفعالية الأداء لتحقيق أهداف العمل المرجوة.
ويحدد مجلد إدارة الأصول والمرافق في المشاريع الإنشائية؛ الإجراءات المطلوبة أثناء مراحل التشييد وذلك لضمان تحقيق أفضل النتائج المرجوة من أعمال التشغيل والصيانة على مدى دورة حياة الأصل لمشروع تشييد أو ترميم.
ويرشد دليل إدارة الطاقة والاستدامة إلى الوسائل المثلى للتطبيق الاستراتيجي لكفاءة الطاقة في المباني، إضافة إلى الاستدامة التي تمثل نهجاً لتكامل البيئة واحتياجات الإنسان والتكلفة.
وأطلقت هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية مؤخراً الحملة التوعوية الأول تحول للتعريف بأهمية الدليل الوطني لإدارة الأصول والمرافق تتضمن سلسلة من الوسائط المتعددة توضح أهمية اتباع إرشادات الدليل لتنظيم وتسهيل عمل الجهات الحكومية وتحقيق فوائد عديدة على المستوى الوطني في مجالات الكفاءة والجودة بما ينعكس أثرها على أداء الجهة والمواطنين بشكل مباشر، وتعرض الحملة بعض قصص النجاح في الجهات الحكومية إثر تطبيقها الدليل الوطني لإدارة الأصول والمرافق، كما تنظم فرق كفاءة الإنفاق المتواجدة في الجهات الحكومية أنشطة للتعريف بأهمية ومحتوى الدليل.