تُعد السجلات الصحية الوطنية مصدراً مهماً لجمع البيانات عن الأمراض من مختلف الجهات الصحية بالقطاعين الحكومي والخاص، مما يسهم في توفير قاعدة بيانات وطنية دقيقة متكاملة تُعنى برصد وإحصاء الأمراض الأكثر شيوعاً في المملكة، وتوضيح مدى انتشار المشاكل الصحية في المجتمع، وتحدد عوامل الخطر المحتملة، واقتراح الخطط والتدابير العلاجية والوقائية والتطويرية، وإصدار تقارير إحصائية دقيقه توضح أنماط الحالات المرضية وتوزيعها في المملكة، بالإضافة إلى دعم وتطوير الأبحاث والدراسات العلمية والوبائية.
وفقاً للاستراتيجية الوطنية للسجلات الصحية المعتمدة، حُدد عددٌ من الأمراض التي تُعد ذات أولوية قصوى لإنشاء سجلات صحية وطنية جديدة لها أو تحسين ما هو قائم منها بالمركز الوطني للمعلومات الصحية خلال الخمس سنوات المقبلة، وهي : السكتة الدماغية، أمراض القلب، الأمراض الوراثية والتشوهات الخلقية، السكري، التوحد واضطرابات النمو، سجل الإصابات، ذوي الإعاقة، الإعاقة السمعية، الأورام، الصحة العقلية، زراعة الاعضاء، وغير ذلك من سجلات الأمراض ذات الاهتمام لدى الجهات الصحية والمجتمع الصحي وصانعي القرار.
وتتعدد أنواع السجلات الصحية؛ سجلات الأمراض Diseases based registries وتضم جميع المرضى المشخصين بنفس المرض المستهدف بالتسجيل مثل السجل السعودي للأورام، وكذلك سجلات الإجراءات الطبية health Services registries وتشمل جميع المرضى الذين خضعوا لنفس التدخل الطبي أو الجراحي، بالإضافة إلى سجلات الأجهزة الطبية Products based registries وتشمل جميع المرضى الذين يستخدمون نفس الجهاز الطبي.
تتم آلية جمع بيانات السجل -وفقاً لاستراتيجية السجلات الوطنية الصحية- من خلال الجهات الصحية التي تدخل ضمن نطاق أعمالها؛ سجلات الأمراض، وسجلات الإجراءات الطبية، بالإضافة إلى سجلات الأجهزة الطبية، وعند اكتمال جمع البيانات والمعلومات وإدخالها تخضع إلى اختبارات عديدة ومراجعة الجودة والنماذج المختلفة من التحليل للبيانات الصحية وصولاً إلى مرحلة إصدارها وإضافتها بشكل إلكتروني يسمح بالوصول لها وتحيلها في أي وقت من خلال المنصة الوطنية، التي ستكون متاحة لكافة الباحثين والمهتمين بالقطاع الصحي، وغيرهم من العاملين بالمؤسسات والجهات الحكومية والخاصة وكذلك أفراد المجتمع.
السجل الوطني قاعدة بيانات كبيرة تجمع العديد من البيانات والمعلومات عن مرض أو مشكلة صحية محددة على المستوى الوطني، ومن كافة الجهات التي تعالج هذا المرض، بينما السجلات المستخدمة في المستشفيات يتم فيها حفظ كافة المعلومات ذات العلاقة بزيارات المريض للمستشفى، وعادةً تكون على نطاق المنشأة وتحوي معلومات عديدة عن المريض تختلف عن تلك المتوافرة والمتاحة في السجل الوطني.
يشارك في السجلات الصحية الوطنية بالمجلس الصحي السعودي ممثلاً بالمركز الوطني للمعلومات الصحية؛ الجهات الصحية بالقطاعين الحكومي والخاص، التي تعالج الأمراض محل نطاق السجل، وكذلك يشارك في السجلات الهيئة السعودية للتخصصات الصحية، مجلس الضمان الصحي التعاوني، هيئة الهلال الأحمر السعودي، والمركز السعودي لسلامة المرضى، وبرنامج شراء الخدمات الصحية، بالإضافة إلى الجهات الأخرى ذات العلاقة بالشأن الصحي، وغيرها من الجهات ذات الاهتمام المشترك بأعمال السجل.
وأنشئت إدارة السجلات الصحية الوطنية في عام 1435هـ، وتندرج تحت المركز الوطني للمعلومات الصحية التابع للمجلس الصحي السعودي، لتكون الجهة المسؤولة عن الإشراف ودعم وتطوير السجلات الصحية في المملكة، وكذلك على وضع وتحديد المعايير المطلوبة لإنشاء سجلات صحية جديدة.
وصدرت اللائحة التنظيمية للسجلات الصحية الوطنية بقرار المجلس الصحي السعودي عام 1434 هـ وتشمل المعايير المنظمة لهيكل السجلات الصحية السعودية واللجان المشرفة عليها.